계획에서 효율을 찾는다: 생산성 향상 체크리스트
어디서부터 시작할까?
얼마 전까지만 해도 나의 일상은 항상 바빴고 피로감에 시달리곤 했다. 업무에 치여 시간을 허비하는 느낌이었다. 그런데 이번에 우연히 접한 '생산성 향상 체크리스트'가 내 삶을 획기적으로 변화시키는 계기가 되었다. 오늘은 그 이야기를 나눠보고자 한다.
시간이란 무엇인가?
먼저 내 일정의 두 가지 요소를 면밀히 살펴봤다. 첫 번째는 '중요하지만 긴급하지 않은 일', 두 번째는 '긴급하지만 중요하지 않은 일'이었다. 이 두 가지를 구분하는 것이 얼마나 삶의 질을 올릴 수 있었던지!
애덤 그랜트의 연구에 따르면, 폐기물을 줄이고 효과적인 계획을 세우는 것만으로도 하루 평균 2시간의 여유 시간이 생긴다고 한다. 하루 24시간 중 2시간이라니, 굉장히 큰 변화였다.
계획 세우기, 그 탁월함
체크리스트의 첫 번째 항목은 '계획 세우기'였다. 내가 사용하는 방법 중 하나는 하루 전날 저녁, 다음 날의 업무와 해야 할 일들을 머릿속으로 정리해 두는 것이었다. 처음에는 어렵게만 느껴졌지만, 점점 익숙해지면서 하루를 미리 보는 힘을 키울 수 있었다.
우선순위, 그 심오함
두 번째 항목은 '우선순위 설정'이었다. 이때 추천하는 방법은 '긴급도와 중요도 매트릭스'다. 이 매트릭스를 활용하면 무엇을 먼저 해야 할지 헷갈리지 않게 된다. 우리 회사에서는 모든 직원이 이 매트릭스를 활용하도록 권장하고 있으며, 실제로 업무 효율성이 20% 이상 향상되었다는 자료도 있었다.
멀티태스킹, 그 위험성
누구나 멀티태스킹이 효율적이라고 생각하기 쉽다. 하지만 나의 경험상, 한 번에 하나의 작업에 집중하는 것이 훨씬 효과적이었다. 내가 자주 참석하는 생산성 워크숍에서도 이와 같은 주장을 한다. 연구에 따르면 한 가지 일에 집중할 경우 작업 속도가 40%까지 빨라진다는 결과가 있다.
피드백, 배움의 기회
자신의 작업에 대해 피드백을 받는 것도 중요하다. 나는 수시로 동료와 상사에게 피드백을 요청하곤 한다. 긍정적이거나 부정적인 내용 모두 발전의 밑거름이 되기 때문이다.
환경, 공간의 중요성
또 하나, 내가 중요하게 생각하는 부분은 '작업 환경'이다. 책상 위의 정리정돈과 은은한 조명으로 인해 나만의 생산성 향상이 이뤄질 수 있었다. 실제로 'space psychology'(공간 심리학)라는 분야에서, 공간의 깔끔함이 효율성에 직접적인 영향을 미친다는 연구가 있었다.
체력, 휴식의 힘
마지막으로 '휴식과 체력 관리'를 꼽고 싶다. 몸이 피곤하면 아무리 좋은 계획도 소용이 없다. 충분한 수면을 취하고, 규칙적인 운동을 하는 것이 중요하다. 내가 매일 아침 30분 운동을 끼워 넣기 시작했을 때부터 생산성이 눈에 띄게 향상되었다.
무엇보다 중요한 건 실천이다. 이 체크리스트를 하루하루 실천하면서 얻은 성공 경험이 더 나은 내일을 만들어 준다. 체크리스트가 단순한 도구가 아니라 날아오를 수 있게 도와주는 날개가 된 셈이다.